Guide complet pour créer et utiliser l'analyse Spend Cube en Procurement
July 31, 2024
·
Martin Frérot
·
5
min
Introduction
Une gestion efficace des achats est cruciale pour toute organisation souhaitant optimiser ses coûts et garantir une utilisation efficiente des ressources.
Un outil puissant dans l'arsenal des achats est le Spend Cube, un cadre d'analyse multidimensionnelle qui offre une vision approfondie de votre paysage d'achats.
Que commandez-vous ? Plongez dans les détails de vos dépenses pour comprendre les types de biens et services que vous achetez. Cette dimension vous aide à analyser vos habitudes d'achat, vous permettant ainsi de prendre des décisions éclairées concernant vos acquisitions de produits et services.
Pour quel département achetez-vous ? Explorez les habitudes de dépenses des différents départements au sein de votre organisation. Cet aspect fournit un aperçu des besoins et des préférences uniques de chaque division, vous aidant à optimiser l'allocation des ressources et à améliorer la collaboration inter-départementale.
Quelles sont les dépenses auprès des différents fournisseurs ? Examinez vos transactions avec divers fournisseurs pour révéler le volume et la valeur de vos engagements. Cette dimension vous aide à évaluer les relations avec les fournisseurs, à négocier de meilleures conditions et à identifier des opportunités de réduction des coûts.
Une analyse Spend Cube implique des étapes clés telles que la collecte, la consolidation et la transformation des données. Elle comprend également la classification des fournisseurs et des dépenses pour organiser efficacement les informations. Ce guide fournit une approche étape par étape pour créer et utiliser la méthode Spend Cube dans vos processus d'achat.
Étape 1 : Définir vos objectifs
Avant de plonger dans les données, il est essentiel de comprendre ce que vous souhaitez accomplir avec l'analyse du Spend Cube. Les objectifs communs incluent :
Identifier les opportunités d'économies de coûts : Analyser les habitudes de dépenses pour découvrir les domaines où les coûts peuvent être réduits, par exemple en négociant de meilleures conditions avec les fournisseurs ou en consolidant les achats.
Améliorer la gestion des fournisseurs : Évaluer la performance des fournisseurs et les dépenses pour renforcer les relations, optimiser les négociations de contrats et s'assurer que vous obtenez la meilleure valeur de vos fournisseurs.
Renforcer la conformité avec la politique d'achat : Veiller à ce que toutes les activités d'achat soient conformes aux processus d'approvisionnement établis, réduisant ainsi le risque de dépenses non autorisées et améliorant l'adhésion aux contrôles internes.
Rationaliser les processus d'achat : Analyser les données d'approvisionnement pour identifier les inefficacités et les goulots d'étranglement dans le processus, permettant des améliorations conduisant à des opérations d'achat plus rapides et plus efficaces.
En ayant une définition claire des objectifs, vous orienterez vos efforts de collecte et d'analyse de données de manière plus efficace.
Étape 2 : Collecter et consolider vos données
Une fois que vous avez défini vos objectifs, l'étape suivante consiste à rassembler toutes les données de dépenses pertinentes de l'ensemble de l'entreprise. Les sources de données incluent généralement :
Systèmes de procurement
Systèmes de comptes fournisseurs
Rapports de dépenses
Factures fournisseurs
Assurez-vous que vos données sont complètes et précises pour réaliser la meilleure analyse possible, et consolidez les données dans une base de données centrale afin de faciliter l'analyse.
Étape 3 : Nettoyer et normaliser vos données
Les données provenant de différentes sources peuvent souvent être incohérentes ou incomplètes. Cependant, pour obtenir une analyse des dépenses précieuse, vous devez nettoyer et normaliser les données. Ce processus implique :
Suppression des doublons : Identifier et éliminer toutes les entrées en double pour s'assurer que chaque transaction ou enregistrement est comptabilisé une seule fois
Standardisation des noms de fournisseurs : S'assurer que les noms des fournisseurs sont cohérents dans tous les enregistrements afin d'éviter toute confusion et d'assurer une analyse précise
Catégorisation uniforme des produits et services : Appliquer des catégories cohérentes aux produits et services afin que des articles similaires soient regroupés, facilitant une analyse plus précise
Uniformisation des formats de date : Standardiser les formats de date dans tous les enregistrements pour éviter les divergences et garantir une analyse temporelle précise
Étape 4 : Identifier les dimensions et mesures clés
Vous avez maintenant collecté toutes les données pertinentes et êtes presque prêt à construire votre Spend Cube. L'analyse du Spend Cube repose sur diverses dimensions et mesures, il est donc nécessaire de les définir et de les identifier pour votre analyse.
Dimensions :
Fournisseur : Noms des fournisseurs auprès desquels les achats sont effectués
Catégorie : Types de produits ou services achetés
Temps : Période des achats (par exemple, par mois, trimestre ou année)
Unité commerciale : Départements ou unités internes effectuant les achats
Mesures :
Dépenses totales : Montant total de l'argent dépensé
Nombre de transactions : Nombre de transactions d'achat individuelles
Valeur moyenne des transactions : Valeur moyenne de chaque achat
Économies : Réductions de coûts réalisées
Étape 5 : Construire le Spend Cube
Vous avez enfin atteint l'étape cruciale et tant attendue ! En utilisant un outil ou un logiciel d'analyse de données (comme Excel, Power BI, ou des outils d'analyse des achats spécifiques), vous pouvez désormais créer votre Spend Cube en organisant les données selon les dimensions et les mesures identifiées.
Les trois dimensions du Spend Cube sont les Fournisseurs, les Unités d'Affaires, et les Catégories d'Articles.
Qui ? – Les unités d'affaires pour lesquelles vous achetez
Quoi ? – La catégorie d'article ou de service que vous achetez
Où ? – Les fournisseurs auprès desquels vous achetez
L'objectif du Spend Cube est d'illustrer qui a acheté quels articles et auprès de quels fournisseurs et à quel moment.
Étape 6 : Analyser la donnée
Avec votre Spend Cube en place, vous pouvez désormais effectuer une analyse multidimensionnelle pour obtenir des informations précieuses :
Découpe et Analyse : Examinez les données de dépenses sous différents angles en ajustant les dimensions. Par exemple, visualisez les dépenses totales par fournisseur, puis par catégorie, et enfin par unité d'affaires.
Approfondissement : Plongez plus en profondeur dans les données pour comprendre les détails. Par exemple, si une catégorie montre des dépenses élevées, examinez les fournisseurs qui contribuent le plus à ces dépenses.
Analyse des Tendances : Utilisez la dimension temporelle pour identifier les tendances sur différentes périodes. Recherchez des motifs comme des pics saisonniers dans les dépenses.
Plus spécifiquement, voici quelques types d'analyses que vous pouvez effectuer avec le Spend Cube :
Analyse des Dépenses par Catégorie/Article : Catégorise les dépenses par types de produits ou de services pour identifier les principales zones de dépenses et les opportunités d'économies.
Analyse des Dépenses par Fournisseur : Examine les dépenses par fournisseur pour évaluer la performance, négocier de meilleurs contrats et consolider les achats pour obtenir des réductions.
Analyse des Dépenses par Département/Division/Emplacement : Décompose les dépenses par différentes parties de votre organisation pour repérer les zones de dépenses élevées ou inefficaces et améliorer l'allocation des ressources.
Analyse des Dépenses Non Autorisées : Identifie les achats non autorisés ou non contrôlés pour améliorer la conformité avec les processus d'achat.
Analyse des Tendances de Dépenses : Passe en revue les motifs de dépenses au fil du temps pour identifier les tendances, les pics ou les anomalies affectant la planification budgétaire.
Analyse de la Performance des Fournisseurs : Évalue les fournisseurs en fonction de critères comme les délais de livraison et la qualité des produits pour prendre des décisions éclairées sur les relations avec les fournisseurs.
Analyse de l'Optimisation des Dépenses : Recherche des opportunités d'économies et des améliorations d'efficacité en analysant les motifs de dépenses et les relations avec les fournisseurs.
Analyse du Budget vs Dépenses Réelles : Compare les dépenses budgétisées aux dépenses réelles pour identifier les écarts et améliorer la planification financière.
Analyse de la Conformité aux Contrats : Assure que les achats respectent les termes des contrats pour éviter des coûts supplémentaires ou des problèmes juridiques.
Chaque analyse du Spend Cube vous aide à comprendre vos habitudes de dépenses et à améliorer votre processus d'achat pour une plus grande efficacité et des économies de coûts.
Étape 7 : Identifier les opportunités et prendre des mesures
Sur la base de vos analyses précédentes, vous pouvez maintenant identifier des opportunités et améliorer vos processus d'approvisionnement :
Économies de Coûts : Recherchez des opportunités d'achats en gros, renégociez les contrats ou consolidez les fournisseurs.
Gestion des Fournisseurs : Évaluez la performance des fournisseurs et identifiez ceux qui offrent le meilleur rapport qualité-prix.
Amélioration des Processus : Rationalisez les processus d'approvisionnement en identifiant et en éliminant les inefficacités.
Étape 8 : Surveiller et mettre à jour régulièrement vos données
L'analyse Spend Cube n'est pas un exercice ponctuel.
Mettez régulièrement à jour vos données de dépenses et examinez le Spend Cube pour surveiller la performance continue et identifier de nouvelles opportunités. Les révisions périodiques garantissent que vous restez informé des tendances et que vous pouvez vous adapter rapidement aux changements.
Conclusion
Créer et utiliser un Spend Cube dans le cadre des achats offre un moyen puissant d'obtenir des insights approfondis sur les modèles de dépenses de votre organisation.
En suivant ces étapes, vous pouvez systématiquement collecter, organiser et analyser vos données de dépenses, ce qui conduit à des décisions plus éclairées, des économies de coûts et une amélioration de l'efficacité des achats. Commencez à construire votre Spend Cube dès aujourd'hui pour libérer tout le potentiel de votre stratégie de procurement.
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