Construire une fonction Achats stratégique à partir de zéro dans l’écosystème tech

Des premiers défis aux stratégies d'impact, l'expertise d'Aïssatou offre un partage d’expérience éclairé pour les professionnels des Achats.

Dans notre dernier podcast, nous avons eu le plaisir de discuter avec Aïssatou Sylla, Procurement Lead chez Qonto, de son parcours pour établir une fonction Achats à partir de zéro. Des premiers défis aux stratégies d'impact, l'expertise d'Aïssatou offre un partage d’expérience éclairé pour les professionnels des Achats.

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Le rôle d'Aïssatou en tant que Responsable Achats chez Qonto

Aïssatou a rejoint Qonto en tant que première Responsable Achats, rattachée directement à la Directrice FP&A. Sa mission consistait à établir une stratégie Achats qui soutiendrait la croissance rapide de Qonto et contribuerait directement à la rentabilité. Alors que Qonto passait à 1 600 employés mi 2023, le besoin d'une expertise Achats est devenue primordiale.

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Scope : Les responsabilités d'Aïssatou couvrent le sourcing jusqu'aux paiements, y compris la mise en œuvre d'outils P2P.
Challenges de la croissance : La croissance extrêmement rapide de Qonto amène des dépenses qui augmentent proportionnellement, nécessitant un contrôle efficace des coûts.

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Les attentes de Qonto pour leur premier Responsable Achats

Lorsque Aïssatou a été recrutée, la direction de Qonto s'attendait à ce qu'elle optimise les dépenses et aligne les activités Achats avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

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Évaluer les pratiques Achats actuelles : Évaluer les processus existants et identifier les axes d'optimisation.
Favoriser l'efficacité des coûts : Trouver des moyens de réduire les coûts par le biais de négociations avec les fournisseurs et de sourcing stratégique.

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Que faire en tant que premier Responsable Achats dans une entreprise ?

Être le premier recrutement Achats dans une entreprise technologique en croissance présente des défis uniques. Aïssatou a souligné que les nouvelles recrues devraient anticiper un environnement où les systèmes ne sont pas encore entièrement établis et où les processus peuvent être dispersés.

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Disponibilité des données : Souvent, les données Achats existent sur différentes plateformes, nécessitant des efforts considérables pour les consolider et les analyser.
Adoption culturelle : Obtenir l'adhésion de divers départements et des “acheteurs finaux” au sein de ces équipes métiers.

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Conseils pour organiser vos 90 premiers jours en tant que Responsable Achats

Aïssatou a structuré ses 90 premiers jours autour de trois priorités, garantissant une base solide pour son rôle :

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Analyser les dépenses : Elle a initié une analyse des dépenses à l'aide d'un "spend cube" pour obtenir des informations sur les modèles de dépenses et les relations avec les fournisseurs.
Établir des relations : Engager des discussions avec des managers clés et des équipes à fortes dépenses
Créer une roadmap Achats : qui reflétait les priorités stratégiques de l'entreprise, visant l'efficacité et les économies.

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Les premiers projets d'Aïssatou : Succès et enseignements

Son premier projet majeur visait à optimiser les dépenses de SaaS, qui constituaient environ 10 % des dépenses totales. En négociant des contrats avec des fournisseurs clés de SaaS, Aïssatou a non seulement réalisé des économies, mais elle a également démontré la valeur des Achats au sein de l'organisation.

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Premiers succès : Une négociation réussie avec un fournisseur SaaS a reçu des retours positifs de l'équipe technique et a aidé à établir sa crédibilité au sein de Qonto.

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Le pouvoir du parrainage : Rétrospective de la première année chez Qonto

Aïssatou a souligné l'importance du parrainage interne dans son rôle. Obtenir le soutien de personnes du Comex, en particulier du CTO, a été déterminant pour sa capacité à mener des projets à impact. Ce parrainage a non seulement facilité les négociations, mais a également aidé à communiquer la valeur des Achats au sein d’autres départements.

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Collaboration des Achats avec d'autres fonctions : Comptabilité, Juridique & ESG

La collaboration a été essentielle à la stratégie d'Aïssatou. Établir de solides relations avec d'autres fonctions, telles que la comptabilité et le juridique, a été crucial pour des opérations Achats réussies.

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Objectifs partagés : En alignant les objectifs des Achats avec ceux des équipes juridiques et des risques, Aïssatou a pu garantir la conformité tout en favorisant l'efficacité.

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Achats & IA : Cas d'utilisation et possibilités futures

À mesure que la fonction Achats évolue, l'intégration de l'IA offre des opportunités passionnantes. Aïssatou a exprimé son enthousiasme pour l'utilisation d'outils d'IA pour améliorer l'efficacité de ses équipes :

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Gains de productivité : L'IA peut réduire considérablement le temps nécessaire pour rédiger des RFI et des RFP, permettant aux équipes Achats de se concentrer sur des initiatives stratégiques.
Expérience utilisateur améliorée : En intégrant l'IA dans les outils P2P, les organisations peuvent donner davantage d’autonomie aux demandeurs pour qu'ils gèrent leurs achats plus indépendamment, réduisant ainsi la charge des équipes Achats.

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Pour visionner tous les clips présentés dans cet article et l'interview complète d'Aissatou, veuillez consulter la liste de lecture YouTube complète ici.

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