Rémi travaille chez Mirakl et Kévin chez Swile - tous les deux sont Procurement Managers. Le but de cette interview est de partager leurs expertises et expériences sur la construction d'une équipe Achats : quand recruter, comment structurer l'équipe, mettre les objectifs et qu'est ce qu'une bonne stratégie de Savings.

Quel est le bon moment pour réaliser son premier recrutement aux Achats ?

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Le recrutement d'un premier acheteur est stratégique. Selon nos experts Rémi et Kevin, il intervient lorsque l’entreprise atteint un seuil de dépenses récurrentes (par exemple observé à partir de 15 millions d’euros) et plusieurs critères entrent en jeu :

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• Croissance : Passé un certain volume d’achats / mois justifie l’arrivée d’un expert Procurement pour optimiser les dépenses.
• Risques : Les experts Achats aident à mieux gérer les risques de conformité, de qualité, et les délais contractuels.
• Objectifs financiers : L’entreprise prépare une IPO ou cherche à améliorer sa rentabilité, rendant la création d’un service Achats indispensable.

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Quels succès attendre de cette première recrue ?

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Une fois en place, le responsable Achats (Procurement Manager) doit prouver rapidement sa valeur. Quelques "quick wins" pour justifier l’investissement et assurer une prise de poste optimale :

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• Visibilité : Cartographier et comprendre les dépenses internes est une priorité.
• Processus : Formaliser des processus d'achat
• Négociation : Négocier avec les fournisseurs et réaliser des “Savings” sur les gros postes de dépenses ou les gros contrats
• ROI global : Dès les premiers mois, générer des économies et montrer un retour sur investissement clair grâce à une gestion optimisée.

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Comment prouver la valeur des Achats en interne ?

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Convaincre le CFO est essentiel, et selon nos experts, il faut aussi obtenir l’adhésion des autres équipes - celles qui “achètent” fréquemment. Pour cela, il y a notamment 3 points principaux pour démontrer cette valeur à toute l’entreprise :

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• Cartographie des dépenses : Un audit précis des achats permet de repérer les premières économies possibles.
• Confiance interne et relationnel : En montrant rapidement des résultats sur un sujet précis, l’acheteur prouve son rôle stratégique et gagne la confiance des opérationnels.
• Éducation et évangélisation : Les autres équipes doivent être contactées et onboardées pour comprendre l’impact positif des Achats et ne pas les voir comme des “process additionnels” ou des freins pour “empêcher” de dépenser.

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Objectifs pour les 18 premiers mois ?

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Les premiers mois d’une équipe Achats doivent se concentrer sur des indicateurs clés. Parmi les objectifs clés, on peut en retrouver 3 majeurs :

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• Couverture des dépenses : Maximiser la part des dépenses sous contrôle des Achats.
• Optimisation des processus : Améliorer les flux d’achat (lead time) et négocier les contrats efficacement (notamment pour les logiciels : contrôler les nombre de licences vs les utilisations “réelles” des outils)
• RSE et conformité : De plus en plus, les Achats jouent un rôle dans la réduction de l’empreinte carbone et l’amélioration de la conformité des produits.

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Définition et typologie de “Savings” ?

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Les “savings” sont souvent mal compris au sein des entreprises et des équipes Finance. Nos experts clarifient les différents types d'économies et la façon de les calculer. Voici un tableau qui les synthétise :

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• Comparaison à la baseline : Économies directes par rapport à l'année précédente.
• Comparaison au budget : Comparer les dépenses réalisées à un budget prévisionnel.
• Évitement de coûts (cost avoidance) : Réduction d’un coût potentiel identifié, même s'il n'y avait pas de baseline ou de budget.

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Comment la notion de “Savings” évolue-t-elle avec le temps ?

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La définition des “savings” évolue avec la maturité de l’entreprise car au début, l’accent est mis sur les économies directes.

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En effet, dans les premières étapes, il y a un focus sur les gros volumes d’achat et sur les économies immédiates. Avec de la maturité, et à mesure que les achats se structurent, l'équipe Achats se concentre sur l'optimisation de l’utilisation des ressources et la mutualisation des fournisseurs.

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Comment construire sa stratégie de Savings ?

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La construction d’une stratégie de savings solide passe par plusieurs étapes clés :

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• 1 - Audit des dépenses : Identifier les plus grandes opportunités d’économie.
• 2 - Cartographie : Prioriser les catégories d’achat en fonction de leur poids et des risques associés.
• 3 - Alignement avec les équipes : S’assurer que les objectifs des Achats correspondent aux besoins de l’entreprise et aux contraintes budgétaires.
• 4 - Développement de relations : Créer des partenariats internes solides pour impliquer les Achats dans les décisions stratégiques.

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Pour visionner tous les clips présentés dans cet article et l'interview complète de Bryan, veuillez consulter la liste de lecture YouTube complète ici.

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