Moderniser les Achats : utiliser l'IA pour automatiser ses opérations chez Mirakl

État des lieux du Procurement chez Mirakl en 2023.

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Trois dans l’équipe désormais, lui un Head of Procurement et un alternant. Lorsqu’il est arrivé l’équipe était en pleine construction avec un momentum crucial où l’équipe Procurement entrait dans une phase de maturité plus importante.

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La première phase qui consistait à construire l’équipe Achats, mettre en place de la catégorisation ainsi que les processus d’achats et faire connaitre le Procurement chez Mirakl était déjà réalisé.

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La nouvelle phase était d’aller plus loin en prenant des sujets plus stratégiques et avoir une véritable valeur ajoutée à l’échelle globale en soutenant la croissance de l’entreprise en montrant encore plus l’importance du département Achats et en baissant les seuils d’achats.

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Construire un Chat IA pour accompagner les demandes d’achats chez Mirakl.

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Avec le boom de l’IA générative et conversationnelle et une culture d’entreprise très ouverte à l’exploration, Bryan a saisi l’opportunité de créer un Chatbot interne pour renforcer l’adoption et la compréhension des processus achats.

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Dénommé ProcureMate, ce Chatbot est aujourd’hui considéré comme le quatrième membre de l’équipe. Il répond aux questions aux questions sans valeur ajoutée et accompagne les équipes de Mirakl tout au long du processus d’achat.

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On voit qu’il y une tendance au conversationnel avec Siri, Alexa, GPT - ProcureMate reprend ces marqueurs : conversationnel, intuitif, disponible sur mobile pour faciliter l’experience user.

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L’objectif principal de ProcureMate est de libérer l’équipe achats de sa fonction support, très chronophage et répétitive et lui permettre de se concentrer sur ce qui compte vraiment : les RFP, les projets stratégiques.

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L’équipe Achats s’est fixé comme objectif de répondre à 50-70% des questions courantes via le bot et les premiers feedbacks en interne sont positifs et qualitatifs. Le projet sera prochainement présenté à l’échelle globale pour passer un step en termes d’usage.

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Quels sont les use cases couverts par le bot IA ProcureMate?

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Le Chatbot ProcureMate est en capacité d’orienter l’utilisateur sur énormément de sujets liés à la politique achats de Mirakl sur lesquels il a été entrainé par Bryan afin de retourner des réponses les plus précises possibles.

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Le bot est donc notamment disponible pour répondre à des questions sur :

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• le process achats classique
• le process P2P disponible dans l’ERP
• les liens / redirections vers les différents fichiers internes
• l’ownership des contrats, le créateur des PO
• les liens vers les différents documents
• les modalités de la politique voyage
• les techniques de négociation

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Un des enjeux majeurs de ProcureMate est d’aider le collaborateur dans un moment stratégique du cycle : la négociation avec le fournisseur.

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Le bot est en capacité de fournir le framework de négociation lié à la politique achats, les conditions de paiement ou encore l’ensemble des pré-requis à la contractualisation. À partir de quelques questions posées au collaborateur (fournisseur, contexte, montant notamment) le bot peut même aller plus loin en fournissant une synthèse et un playbook de négociation.

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Avec l’expérience mobile et conversationnel de GPT Bryan affirme que l’on pourrait aller rapidement plus loin et aller jusqu’à simuler une négociation en direct pour préparer le collaborateur à la véritable session de négociation.

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Comment maximiser l'adoption interne du Chat IA ProcureMate ?

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Pour maximiser l’adoption du Chatbot IA ProcureMate, l’équipe Procurement de Mirakl forme les collaborateurs sur ce sujet lors des ateliers training procurement organisés par petit groupe de 4-5 personnes où elle aborde les sujets suivants :

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• La politique d’achats générale
• Le Chatbot IA ProcureMate
• Les principes de négociation

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Une autre manière de maximiser l’adoption est de présenter le projet à un maximum de collaborateurs en interne. ProcureMate a récemment été présenté au département finance et sera présenté de manière globale d’ici quelques semaines auprès des 700 collaborateurs Mirakl.

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Au delà de partager l’information en interne, l’adoption du Chatbot réside également dans sa conception. Bryan a conçu ProcureMate comme le plus intuitif possible avec un starter très simple pour l’utilisateur et une réponse de l’IA prédéfinie afin d’homogénéiser la réponse donnée.

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Comment l'IA va s'intégrer avec les outils P2P ?

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Selon Bryan l’IA va permettre d’obtenir et de voir la bonne information plus rapidement et de manière plus précise sur les outils de procurement. Elle va également permettre de gérer les tâches répétitives, fastidieuses et manuelles de manière automatique.

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Le Chatbot c’est une sorte de dopamine en te permettant de gérer l’ensemble de ses tâches à un même endroit

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Cette recherche d’information beaucoup plus aisée et l’exécution de taches automatiquement va donner aux utilisateurs une autre vision des outils, leur donnant envie de les utiliser ce qui renforcera in fine l’adoption de ces derniers.

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L’aspect conversationnel pour Bryan est hyper intéressant également pour maximiser la collaboration et l’orchestration au sein même de l’outil. Plutôt que de devoir ouvrir plusieurs outils, il s’attend très rapidement à tout pouvoir faire directement depuis le P2P et ainsi rationaliser ses opérations.

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En quoi l’IA offre une opportunité analytique nouvelle des données d’achats ?

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Côté analytique, l’IA, notamment via le conversationnel, va créer de la valeur en permettant l’accès à des informations très précises en quelques secondes seulement à partir d’une simple demande.

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Grâce à l’IA on peut avoir en une question une information que l’on chercherait 10,15 minutes sur un dashboard de manière classique

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L’IA va également permettre de construire un dashboard de zéro, nettoyer une base de données non utilisable à partir d’une simple phrase écrite dictée par l’utilisateur.

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Où commencer pour intégrer de l’IA et améliorer les process internes d’achats ?

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Bryan insiste qu’il ne faut pas hésiter à se plonger dès maintenant dans ce qui existe sur l’IA, en regardant ce qui se fait sur le marché, en lisant du contenu, en cherchant à comprendre les mécanismes de base, même de manière high-level.

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L’idée est ne pas prendre de retard sur une tendance qui évolue très vite :

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• Participer à des formations IA
• Lire du contenu relatif à ce sujet
• Itérer et lancer des micro-projets

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Citant le pôle IA de Mirakl, Bryan rappelle également qu’une très bonne solution pour en apprendre plus sur l’IA est tout simplement d’échanger avec les personnes calées sur le sujet au sein même de votre entreprise. Ils pourront vous vulgariser ces sujets, autour d’une conversation sympa et amicale.

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Pour visionner tous les clips présentés dans cet article et l'interview complète de Bryan, veuillez consulter la liste de lecture YouTube complète ici.‍

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