Lauriane, consultante chez Peersgroup partage son expérience P2P

Peux-tu nous décrire ton métier et tes missions ?

Je travaille chez Peersgroup depuis 3 ans, un cabinet de conseil en transformation où je suis consultante senior.

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Je m’occupe de missions autour de la stratégie achats et de la performance achats concernant des entreprises assez matures c’est à dire de plus de 500 personnes.

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Les missions sont très variables et peuvent consister à

• réaliser un audit de la performance achats de manière globale - notamment les outils et process utilisés par les entreprises
• améliorer des performances sur des catégories d’achat
• revoir une organisation - personnes, compétences et process

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Avant Peersgroup, j’ai eu diverses expériences en tant que responsable des achats pendant plus de 3 ans.

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Quels sont les principaux enjeux de tes clients dans les directions Achats Indirects ?

Je dirais qu’il y a 4 enjeux principaux dans les directions achats des entreprises que nous accompagnons chez Peersgroup.

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Ces enjeux peuvent bien sûr varier en fonction du secteur d’activité ou encore du contexte et des enjeux financiers de l’entreprise : croissance, décroissance, rentabilité, expansion, etc..

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1. Présenter ou calculer les économies (”savings” en anglais).

Cela se calcule de différentes façons : les coûts qui ont été évités (”cost avoidance”), les coûts qui ont été réduits (”cost reduction”) avec des calculs d’économie par rapport (i) au budget prévu, (ii) à la différence entre la 1ère offre reçue et la dernière offre acceptée ou encore (iii) au P&L et donc des dépenses de l’année N par rapport à celles de l’année N-1.

2. S’assurer que les dépenses sont sous contrôle.

Cela consiste à faire en sorte que toute dépense effectuée ait été budgétée au préalable. Le but final est qu’il n’y ait pas de dépenses “surprises”; hors budget et hors des radars.

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Le P2P (Procurement-to-Pay) est ainsi en liaison avec le budget financier des entreprises pour que les dépenses soient bien budgétées et anticipées. C’est en effet clé pour les équipes finances pour piloter sereinement la santé de leur entreprise : savoir où je dépense, avec qui, et avoir de la visibilité sur le statut des dépenses entre celles qui sont planifiées, engagées, payées, à payer.
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3. Faire mieux avec le même nombre de ressources.

Avec une meilleure maîtrise des tâches administratives et un bon outillage des équipes - notamment les équipes achats en premier plan mais aussi tous les collaborateurs de l’entreprise qui font ou valident des achats comme les managers de certains pôles.

4. S’assurer que les prestataires et fournisseurs sont bien en règle.

En règle avec les sujets Compliance de la société et validés par le Service Achats pour éviter tout risque. Contrôler les fournisseurs est en effet la dernière brique mais qui devient très importante quand l’entreprise se structure et grossit.

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Quels sont les outils que tes clients utilisent autres que les outils P2P (Procurement To Pay) ?

Il y a plusieurs types d’outils utilisés dans les services Achats en fonction des sujets couverts :

• des outils de gestion des notes de frais - comme Qonto, Lucca, Spendesk qui sont pris de base pour les notes de frais, et que les clients “tordent un peu” pour commencer à faire du P2P. Cependant ils montrent vite leurs limites pour la gestion des achats dans une entreprise de plus de 300 salariés.
• des outils de contrats type CLM (Contract lifecycle management) - comme Docusign, Tomorro ou encore Malbek.
• des ERP - type Netsuite, SAP - même si les équipes achats utilisent peu l’ERP - qui a plutôt pour utilisateur final la comptabilité. L’ERP permet de suivre les dépenses qui ne sont pas passées par un outil de P2P.
• des outils dédiés pour faire du sourcing ou de la gestion de fournisseurs avec des questionnaires RSE, des questionnaires Compliance et des possibilités d’enquêtes par les équipes par exemple.

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Pourquoi avoir recommandé Payflows à un de vos clients pour leur P2P ?

Notre client avait un semblant de process achat avec un simili de demande d’achat et un outil de factures avec Spendesk. Cependant les dépenses et achats n’étaient jamais vraiment liés à un budget donc l’objectif était de relier le tout afin de savoir vraiment ce qu’on consomme par rapport au budgété.

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Nous avons statué que Payflows était la meilleure solution pour notre client compte tenu de son contexte et du fait qu’il utilisait déjà Payflows pour la trésorerie et les paiements

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Ce que nous recherchions pour ce client étaient de pouvoir - entre autres :

Making a purchase request before working with suppliers rather than only when the invoice is received, which is too late and does not give the finance teams visibility on planned and committed expenses.

• Faire une demande d’achat en amont du travail avec les fournisseurs vs juste quand la facture est reçue - ce qui est trop tard et ne donne pas la visibilité aux équipes finance sur les dépenses prévues et engagées
• Gérer les demandes d’achats qui n’étaient jamais transmissent aux fournisseurs à travers de bons de commandes. Car sinon, il n’y avait pas de visibilité sur l’engagement, la prestation, le scope ou encore le timing.
  • Lier les prestations avec des contrats
  • Dans les cas où il n’y a pas de contrat - avoir un bon de commande pour in fine mieux gérer les délais de paiement et diminuer le risque de la relation fournisseurs s’il y a des problèmes avec la prestation (services achats et juridiques)
• Eliminating all mapping issues between procurement and accounting, which do not always understand each other by automating manual tasks
  • Remplir des champs lors de la demande d’achat pour automatiser la comptabilité au maximum : catégorisation achats, informations fournisseurs, etc..
  • Collecter automatiquement les factures
  • Synchroniser la donnée achats avec la donnée comptable envoyée dans l’ERP

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Payflows permet de gérer toutes ces problématiques au sein d’une organisation multi-pays, en forte croissance avec en plus un module gestion de trésorerie et paiement qui communique parfaitement avec le module P2P.

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Suite à un appel d’offres conduit par Peersgroup où nous avons évalué 5 solutions différentes, nous avons statué que Payflows était la meilleure solution pour notre client compte tenu de son contexte et du fait qu’il utilisait déjà Payflows pour la trésorerie et les paiements. Les connexions sont donc parfaites.