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Trésorière
La mission de Swile est de réinventer l’expérience des salariés en offrant des outils qui facilitent le quotidien et renforcent les liens entre les équipes.
Fondée en 2018, Swile s’est rapidement imposée comme la référence des solutions de titres-restaurant et avantages employés, grâce à son approche innovante et centrée sur l’expérience utilisateur.
Au-delà des titres-restaurant, Swile a développé une plateforme complète qui simplifie la gestion des avantages sociaux, de l’onboarding à la culture d’entreprise, en passant par la mobilité et les titres cadeaux d’entreprise. Avec le rachat de Bimpli en 2023, Swile compte désormais plus de 650 collaborateurs, 85 000 entreprises clients et 5 millions d’utilisateurs.
Swile, qui gère plus de 10 000 transactions par mois auprès de plus de 100 comptes bancaires, faisait face à un défi majeur : alléger la charge de travail des équipes trésorerie en distribuant les données de cash aux équipes opérationnelles tout en préservant la sécurité et l’intégrité des données.
Via Payflows, Valérie, trésorière, a pu permettre à certaines équipes de Swile d’accéder de manière autonome aux informations cash dont elles ont besoin. Ces accès spécifique lui ont également permis de libérer plus de 3 jours par semaine. Voici donc 3 cas d’usage auprès d’équipes spécifiques :
Problème antérieur : L’équipe CashCo gère le contact clients et le recouvrement des paiements entrants liés aux produits Swile (titres restaurant, cadeaux, mobilité, et voyages). Elle doit valider quotidiennement les virements reçus (entre 300 et 500 virements) et gérer les rejets bancaires, ce qui impliquait des échanges quotidien avec la trésorerie pour obtenir l’accès aux données via des exports ou autres.
Solution & Impact : Payflows permet un accès dédié à l’onglet “Transactions” pour les membres de l’équipe CashCo, leur permettant de filtrer, exporter et confirmer les transactions de manière autonome, avec notamment la possibilité d’identifier les rejets bancaires et motifs de rejet en quelques clics.
Problème antérieur : L’équipe de comptabilité fournisseurs n’avait pas accès aux ordres bancaire (bank orders) et cela nécessitait que la trésorerie importe et classifie les données manuellement chaque semaine dans l’ERP Netsuite - prenant jusqu’à 2 jours par semaine aux trésoriers; avec des risques d’erreurs sur des classifications.
Solution & Impact : Grâce aux modules TMS de Payflows, des droits d’accès spécifiques ont été accordés à l’équipe de comptabilité fournisseurs pour importer des ordres bancaires. En parallèle, certaines informations comme les salaires sont bien sûr masquées ou anonymisées pour que ces comptables ne voient pas les données dites sensibles. Avec le module “Réconciliation Bancaire” qui sera activé début 2025, les ordres bancaire importés manuellement seront synchronisés automatiquement entre Payflows et Netsuite.
Problème antérieur : L’équipe FP&A réalise régulièrement des analyses approfondies des frais bancaires et des détails de transactions, en les associant aux numéros de facture. L’équipe trésorerie devait fournir régulièrement les factures de frais bancaires aux équipes FP&A sans réelle valeur ajoutée.
Solution & Impact : Payflows a permis des accès et exports personnalisables pour l’équipe FP&A qui est autonome pour ses analyses.
Grâce à Payflows, l’équipe trésorerie de Swile partage l’accès aux données de cash à certaines équipes, pour gagner du temps et se concentrer sur des activités à fort impact, tout en assurant la sécurité et la conformité des données.
